No tiene que ser un escritor experto para componer un correo electrónico. Sin embargo, hay muchas cosas a considerar al escribir correos electrónicos, especialmente para comunicaciones comerciales . Aquí hay varias reglas de etiqueta de correo electrónico a tener en cuenta para sus mensajes profesionales.
Los campos de correo electrónico
Verifique las direcciones de sus destinatarios
Ingrese una línea de asunto conciso
Incluyen CC y BCC cuando se justifique
El cuerpo del mensaje
Agregar un saludo
Use una fuente fácil de leer
Incluir una firma
Tono y profesionalismo
Tener cuidado con las gorras y el formato
Mantenga el humor y el emoji al mínimo
Agregar archivos adjuntos necesarios
Comunicaciones cortesas
Considere mensajes concisos para móviles
Envío de horario durante el horario comercial
Acorta largas urls
Los campos de correo electrónico
Puede parecer simple completar los campos para su correo electrónico, pero estos consejos pueden ahorrarle algo de vergüenza y ayudar a sus destinatarios al mismo tiempo.
Verifique las direcciones de sus destinatarios
Si alguna vez ha enviado un correo electrónico a la persona equivocada porque confió en las sugerencias "inteligentes" de su aplicación de correo electrónico, entonces sabe lo vergonzoso que puede ser.
Solo toma un minuto para verificar el nombre del destinatario y la dirección de correo electrónico. Si tiene una aplicación que convierte la dirección de correo electrónico en el nombre del destinatario para fines de visualización, simplemente haga clic en esa flecha o pasee su cursor sobre el nombre para una revisión rápida.
Ingrese una línea de asunto conciso
La línea de asunto que incluye con su correo electrónico debe ser sucinta y significativa. Esto le permite a su destinatario ver exactamente de qué se trata el correo electrónico de un vistazo. Incluso pueden leer sus correos electrónicos en orden de la importancia del contenido, que es donde entra la línea de asunto.
Tratar de mantener la línea de asunto corto pero significativo. Haz que sea un resumen conciso de lo que incluye tu mensaje.
Incluyen CC y BCC cuando se justifique
No todos los destinatarios de su mensaje pueden pertenecer a la línea. Puedes usar el Campo CC Para copiar a otros que necesitan el correo electrónico como referencia o el campo BCC para copiarlos, pero mantenga sus direcciones de correo electrónico privadas.
Reserve el campo para aquellos que están dirigiendo el mensaje y cualquier acción que necesite de ellos. Para otros que simplemente necesitan estar al tanto del mensaje, ya sea que esté ocultando sus direcciones de correo electrónico o no, Use las líneas CC y BCC en cambio.
El cuerpo del mensaje
Obviamente, el cuerpo del correo electrónico es donde incluye su mensaje. Pero hay algunos consejos para recordar que pueden hacer o romper ese mensaje.
Agregar un saludo
Especialmente crucial al componer un correo electrónico comercial es agregar un saludo. Comience su mensaje apropiadamente con "querido", "hola", o algo similar, seguido del nombre del destinatario.
No hay nada que diga "Tengo demasiada prisa por preocuparme" que un correo electrónico sin un saludo.
Use una fuente fácil de leer
Mientras es tentador Cambia tu fuente de mensajes Para algo diferente o único, no siempre es la mejor opción para la persona que realmente lee el correo electrónico.
Use una fuente predeterminada que sea fácil de leer como Arial o Times New Roman. No solo estos estándares clásicos de fuentes para la mayoría de los clientes de correo electrónico, sino que también son más simples de leer que un guión y más profesionales que un opción demasiado casual .
Incluir una firma
Similar a eliminar un saludo, No firmar su correo electrónico puede parecer poco profesional. Y con ese cierre, debe incluir los detalles básicos que necesitaría su destinatario.
Firmas de correo electrónico Varíe, pero puede incluir su nombre completo, empresa, título, número de teléfono, sitio web y enlaces a las redes sociales. Ya sea que tenga todos esos detalles en su firma o simplemente su nombre, asegúrese de agregarlo al final de su mensaje.
Tono y profesionalismo
Junto con los conceptos básicos de completar los campos de correo electrónico y componer el cuerpo de su mensaje, considere sus palabras. ¿Quieres usar todas las tapas para estresar un punto? ¿Deberías incluir un poco de humor sarcástico? Hagamos una inmersión más profunda.
Tener cuidado con las gorras y el formato
Puede ser tentador Usar todas las tapas , texto en negrita, o un subrayado para enfatizar sus palabras. Pero demasiado de estos en un mensaje derrota el propósito y puede transmitir un mensaje agresivo.
Trate de evitar todas las gorras. No desea que su destinatario se sienta como si les estés gritando. Y use el formato de fuente como audaz, cursiva, y subraye con moderación y solo cuando sea necesario.
Mantenga el humor y el emoji al mínimo
Si bien la mayoría de las personas disfrutan de un poco de humor de vez en cuando, no siempre tiene un lugar en un correo electrónico. La razón es que el destinatario no puede ver su lenguaje corporal ni escuchar su risita. En las comunicaciones escritas, el humor puede parecer inapropiado o incluso ofensivo a veces, incluso cuando no lo dices de esa manera.
Junto con eliminar el humor, trate de no usar en exceso emoji en tu correo electrónico . Si bien un smiley o un pulgar hacia arriba puede ser beneficioso en un mensaje de chat o texto, pueden transmitir un tono no profesional en los correos electrónicos comerciales.
Agregar archivos adjuntos necesarios
Todos lo hemos hecho al menos una vez. Le decimos al destinatario que les enviamos un archivo y luego olvidamos adjuntarlo. Tómese un momento antes de presionar Enviar para asegurarse de haber incluido los archivos adjuntos necesarios.
Además, algunos servicios de correo electrónico como Gmail y Microsoft Outlook ofrecen funciones para Te recuerda los archivos adjuntos olvidados . Aproveche estas herramientas útiles para que no tenga que hacer un seguimiento de su correo electrónico con otro mensaje que contiene el archivo y una disculpa.
Comunicaciones cortesas
Algunas reglas de etiqueta de correo electrónico no se establecen en piedra, pero simplemente pueden ser corteses, considerados y útiles.
Considere mensajes concisos para móviles
Con más y más correos electrónicos que se ven en los dispositivos móviles, tenga en cuenta esto al componer los suyos. Elimine las palabras innecesarias y llega directamente al grano. No hay nada peor que abrir un correo electrónico lleno de texto en su teléfono móvil que requiere desplazamiento continuo.
Envío de horario durante el horario comercial
Si usas el Handy Programación de correo electrónico Cuenta con muchos clientes de correo electrónico, considere cuando programen esa entrega. Enviar un correo electrónico al final de la jornada laboral o incluso a la medianoche simplemente no es bueno.
Intentar Programe los correos electrónicos para una jornada laboral y durante el horario comercial, a menos que tenga una razón convincente para no hacerlo.
Acorta largas urls
Un último consejo para ser cortés es con respecto a los enlaces que incluye en sus correos electrónicos. Similar a componer mensajes más cortos para los espectadores móviles, puede hacer lo mismo al incluir enlaces. Considerar Usando un acortador de URL como Bitly o vincular al texto.
En lugar de un enlace que ocupa demasiado espacio en su mensaje, puede reducir su tamaño y aún así obtener el enlace a su destinatario.
Esperemos que algunas de estas reglas de etiqueta de correo electrónico sean las que planea usar para sus propios mensajes comerciales en el futuro. Y si envía un mensaje que desea recibir, consulte cómo Recuerde un correo electrónico en Outlook o como no es decir un mensaje en Gmail .
- › ¿Qué información debe poner en una firma de correo electrónico?
- › Wyze está abajo, no eres solo tú
- › Cómo bloquear o desbloquear a alguien en tiktok
- › El OnePlus 11 está aquí, pero con un comienzo difícil
- › Microsoft está transformando Bing en un motor de búsqueda de IA
- › Microsoft Edge está obteniendo chat de IA y un nuevo look en Windows
- › Los mejores auriculares para los fanáticos del iPhone acaban de alcanzar su precio más bajo
